Gestão de estoque: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

Gestão de estoque: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

Quem está à frente de uma equipe e é o responsável por tomar as decisões relacionadas à gestão de um empreendimento enfrenta inúmeros desafios diariamente. Desde manter os funcionários motivados até equilibrar as contas do estabelecimento e manter o volume de vendas sempre alto, muitas são as questões que podem tirar o sono dos que administram o próprio negócio.

Dentre as diversas responsabilidades, a gestão de estoque e armazenagem é uma das atribuições que exigem uma atenção especial. Isso porque, em caso de negligência, esse pode ser um fator determinante para complicações financeiras e até mesmo uma eventual falência.

É importante ter a consciência de que o estoque é o coração do varejo e que, portanto, aprofundar os conhecimentos a respeito desse tema podem representar um grande avanço no que diz respeito ao controle de gastos e à aplicação correta dos recursos da empresa.

controladoria nas empresas, por sua vez, é o setor responsável por realmente checar e controlar os processos, incluindo o de estoque e armazenagem. Ela traduz em números todos os resultados que o empreendimento alcança, tornando mais fácil a tomada de decisões. Com o estoque não é diferente, uma vez que está diretamente ligado às estratégias do negócio.

Pensando nisso, elaboramos um miniguia sobre o assunto para te ajudar a realizar uma gestão eficiente e a alavancar seus resultados financeiros. Não perca essa oportunidade de entender mais sobre um tema tão importante para sua empresa!

Por que se preocupar com a gestão de estoque?

O estoque é um ativo da empresa. É fundamental entender que seu controle e gestão repercutem em ganhos financeiros para qualquer negócio e por isso esses devem ser alvos de preocupação de todo gestor.

Caso contrário, o excesso de mercadoria é muito prejudicial para a companhia pois representa dinheiro parado, além dos gastos que acabam sendo necessários para a estocagem. Por outro lado, a falta dela também pode acarretar em situações desconfortáveis com o cliente, causando perdas de venda além de diminuir as possibilidades de fidelização e divulgação boca a boca.

Dessa forma, encontrar o equilíbrio é essencial e isso só pode ser feito caso a empresa tenha um controle do volume de vendas, conheça suas entradas e saídas, analise a influência da sazonalidade no negócio, dentre outros pontos a serem observados. A gestão de estoque é, assim, a responsável por fornecer essas informações cruciais para a otimização de desempenho e, portanto, deve ser exercida com excelência por quem busca o sucesso do empreendimento.

Qual a diferença entre estoque e armazenagem?

Os conceitos de estoque e armazenagem podem gerar certa confusão e muitas vezes são aplicados de forma equivocada. Enquanto a estocagem é o ato de criar ou desenvolver, a armazenagem se trata de um processo mais amplo de logística que engloba todas as atividades de distribuição da mercadoria.

Dito isso, é possível entender a diferença inclusive no dinamismo de cada um. O estoque é um processo mais estático, que lida com o estabelecimento de um espaço físico para que possam ser guardadas as mercadorias. Já a armazenagem é mais dinâmica, envolvendo tarefas relacionadas a movimentação e distribuição das mercadorias — fluxo de produção, embalagem, retirada de produtos, dentre outros.

Quais são as principais técnicas de armazenagem?

Sabendo que a armazenagem é um processo amplo que envolve várias atividades, é preciso que ela seja realizada da melhor forma possível pela equipe de logística. Para isso, existem algumas técnicas que podem ser aplicadas afim de otimizar esse processo. Explicamos algumas delas a seguir.

Paletização

A paletização é uma forma de empilhamento, ou seja, agrupando as mercadorias por meio de pirâmides ou torres.

Endereçamento de estoque

O endereçamento de estoque, por sua vez, é uma forma que facilita muito encontrar as mercadorias — ela é baseada na nomeação das áreas onde os produtos são armazenados, seja com nome de rua, números ou nível.

Método FEFO

Também conhecido como PVPS esse método é bom para produtos perecíveis, pois estabelece que o primeiro produto que vence deve ser o primeiro a sair — assim, é uma forma de armazenagem que possibilita a redução de perdas financeiras causadas por vencimento de produtos.

Método FIFO

Esse método pode ser chamado de PEPS, ou seja, o primeiro que entra é o primeiro que sai — quando o assunto é armazenagem, essa é outra alternativa para evitar perdas — no entanto, ao invés de considerar o vencimento, esse método consiste em dar saída aos produtos que entraram no estoque primeiro para, então, não deixar que eles vençam e tenham que ser jogados fora.

Armazenamento de produtos químicos

Como produtos químicos oferecem certo risco e precisam de maior segurança no processo de armazenagem, é preciso verificar a legislação a respeito do tema para não ter problemas, sejam eles legais ou com eventuais acidentes — a regulamentação NBR 7502 é um exemplo de norma a respeito do tema que trata de questões como sinalização, iluminação, ventilação e modo de armazenagem.

Uso de planos metálicos

O uso de planos metálicos é realizado para otimizar o espaço físico na armazenagem — ele pode servir como porta-paletes e ser facilmente transformado em uma gôndola também. Tendo em mente que a manutenção do espaço físico é outra fonte de despesas para a empresa, o que puder ser feito com o objetivo de reduzir gastos merece atenção.

Sistemas de gestão de estoque

Após a revolução digital, existem softwares disponíveis para organizar a gestão de estoque que são muito úteis para quem tem acesso a eles — dessa forma, é possível armazenar e acessar dados com maior facilidade, gerando um ganho de tempo para a companhia.

Quais são os princípios da gestão de estoque?

Dada a complexidade que a gestão de estoque envolve, existem alguns princípios que quando observados, tornam a tarefa mais simples para o gestor. Ainda que seja difícil colocá-los em prática, eles costumam trazer retornos imediatos e por isso devem fazer parte da rotina da empresa. São eles:

Inventário

inventário de estoque consiste no levantamento de todos os itens lá presentes. Ele deve ser realizado com certa frequência para que seja possível acompanhar os vencimentos das mercadorias, as unidades que estão há muito tempo armazenadas, as que têm mais rotatividade etc.

O inventário também identifica produtos que precisam ser descartados por avarias na embalagem ou outras danificações, por exemplo. Essa é uma ferramenta que mapeia o estoque e, portanto, é uma grande aliada à boa gestão.

Sistema informatizado

Como dito no tópico sobre as técnicas de armazenagem, o sistema informatizado é uma opção muito interessante, principalmente quando se trata de grandes estoques. Ele facilita a localização, uma vez que torna mais rápido e eficaz o armazenamento de dados e sua leitura.

Sua utilização proporciona mais agilidade no processo de estoque e armazenagem, o que acaba se refletindo em ganhos financeiros. Um sistema informatizado também pode representar uma vantagem competitiva em relação a outros clientes, outro fator que deve ser considerado na hora de escolher qual sistema adotar.

Mão de obra capacitada

Além do gestor, os funcionários que trabalham na gestão de estoque também devem ter conhecimento sobre o assunto. Uma mão de obra capacitada para realizar essa tarefa faz com que ela se torne mais produtiva. Além disso, ainda que a empresa adote um sistema informatizado de ponta, é preciso ter funcionários competentes e que saibam operá-lo, de modo a tirar o máximo proveito possível dessa ferramenta.

Previsão de demanda

A previsão de demanda é mais uma alternativa que deve ser colocada em prática para uma gestão de estoque de excelência. Ela consiste em fazer uma projeção das vendas para que a oferta oferecida pelo empreendimento atenda às demandas dos clientes.

Como se trata de uma projeção, é seguro dizer que ela consiste no início do planejamento estratégico e empresarial e, por isso, abre as portas para demais planejamentos e simulações. Esse é o motivo pelo qual é tão importante realizar a projeção de demanda com atenção.

Sebrae ensina como fazer uma projeção corretamente, analisando desde abordagens qualitativas e quantitativas até as demais variáveis que envolvem o tema. Em seu site, a plataforma também ressalta a importância de que ela seja feita por pessoas competentes para tal, de forma que sejam alcançados os resultados esperados.

Qualidade da armazenagem

Quando falamos da qualidade de armazenagem o que deve ser observado são as condições do espaço e da forma como é feita a armazenagem. Sendo assim, fatores, como iluminação, umidade, exposição ao sol, acessibilidade, dentre outros, devem estar no radar de quem deseja manter seus produtos protegidos e seguros, sem maiores prejuízos às contas internas.

Monitoramento

O monitoramento controla as entradas e saídas das mercadorias. A partir dele que a empresa pode fazer a análise do que tem maior rotatividade ou não dentro do ciclo de vendas, o que precisa ser reposto, o que não precisa ser comprado com tanta regularidade etc.

Uma vez definida a frequência do monitoramento, ela deve ser respeitada para que as informações estejam sempre atualizadas. Caso contrário, seu objetivo não será cumprido e a empresa não terá conhecimento real do seu estoque e das necessidades dele.

Essa também é uma tarefa que demanda profissionais capacitados e softwares atualizados. Isso porque, dependendo do tamanho do estoque, seu monitoramento vai exigir a operação de um volume grande de dados.

Como manter o controle do estoque?

Para manter o controle de estoque em dia existem algumas estratégias desenvolvidas por especialistas no assunto que tratam de estabelecer processos que auxiliam em uma gestão eficiente. Algumas dessas estratégias são:

Curva ABC

Em um estoque existem inúmeros itens armazenados e sua organização é fundamental para que a rotina do negócio seja produtiva. A curva ABC, por sua vez, analisa e reconhece os itens mais relevantes. Ela trata de oferecer uma forma de organização que consiste basicamente em categorizar os produtos com base no nível de importância que cada um tem.

Essa técnica é baseada no princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20. O economista italiano Vilfredo Pareto observou que 20% da população detinha 80% das terras e essa relação, de que poucos possuíam muito, passou a ser utilizada em várias áreas da administração, inclusive na gestão de qualidade.

A partir dessa análise, os produtos são classificados em:

  • Classe A: 20% dos itens totais que correspondem a 80% do valor utilizado, ou seja, são itens que têm maior importância, valor ou quantidade — esses produtos devem ser de fácil acesso, maior controle com relação a furtos, danificações e avarias, uma vez que são de alta rotatividade e não podem faltar em estoque;
  • Classe B: 30% dos itens totais que correspondem a 15% do valor utilizado, ou seja, são itens que têm importância, valor ou quantidade mediana — esses produtos podem ficar em prateleiras um pouco mais altas, uma vez que não têm muita rotatividade e podem ser acessados com menos frequência;
  • Classe C: 50% dos itens totais que correspondem a 5% do valor utilizado, ou seja, são itens que têm menor importância, valor ou quantidade — esses produtos têm baixíssima rotatividade e por isso podem ser armazenados em locais mais escondidos ou que precisem do auxílio de máquinas para que sejam alcançados.

Algumas vezes as proporções utilizadas — de valor, por exemplo — são diferentes, mas a ideia essencial dessa metodologia de controle de estoque se mantém.

O canal Aprendendo Gestão ensina o passo a passo de como colocar a curva ABC em prática para quem realiza a gestão de estoque a partir da ordenação de maneira decrescente em relação ao valor usado, cálculo do valor de todos os itens, cálculo das porcentagens que cada item representa individualmente, cálculo das porcentagens acumuladas e definição dos critérios de corte e classificação.

Feito isso, a porcentagem acumulada é calculada para que os produtos sejam classificados nas classes A, B e C e, então, o gráfico com a curva de fato pode ser desenhado. É possível realizar esse processo por meio de uma planilha do Excel, ferramenta de fácil acesso e com a qual muitos gestores já estão familiarizados. O mesmo canal também ensina como organizar as informações e realizar classificações automáticas.

Relação estoque-compras

A relação estoque-compras é basicamente a necessidade de conhecer o estoque e suas movimentações para realizar as compras de forma correta, sem repetição de itens desnecessários e dando prioridade àqueles que estão em falta.

A previsão de compras, por exemplo, permite que seja feita uma projeção anterior e que apenas os itens essenciais sejam adquiridos. Assim, a empresa vai obter os produtos que necessita com bons preços e no momento certo.

Para isso, os softwares ajudam bastante pois permitem a seleção de um determinado produto e o acompanhamento do seu status no estoque, alertando sobre a necessidade ou não de realizar sua reposição.

A gestão de compras também determina os melhores fornecedores, aqueles que oferecem vantagens relacionadas ao custo, qualidade, entrega e velocidade para demandas inesperadas.

Essa também é uma triagem importante e que faz total diferença na satisfação do consumidor final. Fornecedores de confiança e que se preocupam com a qualidade dos produtos que estão entregando são fortes aliados para a consolidação e perpetuação do negócio.

Relação estoque-dinheiro parado

Por sua vez, a relação estoque-dinheiro parado consiste no controle das unidades que precisam ter saída imediata. O excesso de produtos pode desequilibrar a empresa financeiramente, pois os produtos parados são um ativo e representam dinheiro parado.

O custo de manter o estoque também deve ser calculado para que, além do dinheiro parado, a empresa não esteja assumindo gastos que comprometam seu orçamento. Infelizmente, essa é uma situação muito comum nos empreendimentos brasileiros — o que acaba contribuindo para o alto índice de empresas que fecham as portas antes de completarem cinco anos.

Quais os principais erros que devem ser evitados na gestão de estoque?

Retomando o que foi dito anteriormente, os principais erros que devem ser evitados na gestão de estoque são:

  • a falta de conhecimento a respeito dos gastos que o processo de estocagem demanda, como as despesas com o aluguel do espaço, a iluminação, a limpeza etc.;
  • a negligência em relação às movimentações do estoque e suas principais entradas e saídas;
  • a má organização quando o assunto é a disposição das mercadorias;
  • a ausência de uma previsão de demanda ou de uma previsão de compras;
  • a inexistência de um controle de estoque.

Para evitá-los é preciso manter um planejamento sólido e constante, que inclua a realização do inventário, o monitoramento das entradas e saídas, a previsão das necessidades do cliente, a escolha dos fornecedores mais adequados, a definição das estratégias de gestão, o controle de estoque e da qualidade de armazenagem.

Todas são medidas que exigem um engajamento de toda a equipe que trabalha nessa área, por isso é tão importante repassar todos os impactos que o estoque tem no desempenho e nos resultados do negócio. Encontrar formas visuais de mostrar isso, como gráficos e fluxogramas, facilitam o entendimento e têm maior efeito sobre os funcionários.

Os gráficos podem representar o percentual dos gastos com o estoque comparado a outros, o valor dos produtos armazenados comparado a receita da empresa, a simulação de prejuízos quando um produto vence pela má gestão do estoque etc.

Quais os passos mais importantes para uma gestão eficiente?

Qualquer gestão de processos, seja ela organizacional, de estoque ou de pessoas, exige um estudo e um acompanhamento constante de sua implementação para que ela seja realmente eficiente. A atividade demanda certo gasto de energia, mas o retorno financeiro mostra que todo o esforço vale a pena.

A gestão repele bagunças financeiras, perda de produtividade, frustrações relacionadas ao desempenho empresarial e outras dificuldades do tipo que podem complicar bastante a vida de um gestor.

Como conclusão, é possível entender porque o estoque é o coração do varejo. Sua gestão é fundamental para que um gestor tenha sucesso na desafiadora tarefa de empreender. Apesar de não receber tanta atenção das empresas, ele é um dos itens que mais impacta as contas do negócio — uma vez que envolve todo o dinheiro ligado às mercadorias.

Realizar a previsão de demanda é o primeiro passo para quem está começando do zero e deseja iniciar as suas atividades. Ela trata de projetar os produtos e as quantidades que os clientes mais consomem e, portanto, que têm alta rotatividade e não podem faltar.

Estabelecer uma metodologia ou estratégia de controle também é uma forma de manter a gestão de estoque em dia. A curva ABC, por exemplo, é uma metodologia desenvolvida por Pareto que possibilita a classificação dos produtos de acordo com sua importância. Ela é uma ótima ferramenta para ser utilizada com o objetivo de otimizar o armazenamento dos produtos estocados.

Caso a empresa já tenha um estoque, é essencial que seja feito um inventário para levantar tudo o que ela tem e então controlar a movimentação das mercadorias. Ter uma gestão das entradas e saídas de mercadoria permite que a empresa saiba quais itens têm maior rotatividade e quais produtos não saem tanto.

Com esse conhecimento, é possível realizar o processo de compras de forma mais eficiente, sem desperdícios ou risco de ter produtos vencidos armazenados em estoque. O gestor também deve contar com uma equipe competente e um software que auxilie na gestão, pois muitas vezes essa pode ser uma tarefa complexa e, dependendo do tamanho do estoque da empresa, que exige um leitor de dados eficiente e mais rápido.

O impacto da gestão de estoque, dessa forma, deve ser compartilhado com a equipe responsável por tal tarefa, para deixar clara a importância que a função exerce sobre os resultados alcançados pela companhia.

A busca por conhecimento é a chave para fazer com que o empreendimento cresça e prospere, possibilitando a perpetuação de suas atividades. O gestor que deseja melhorar seus resultados e se dedicar a um crescimento cada vez maior deve dar uma atenção especial a essa gestão de estoque para que os lucros continuem a impulsionar as atividades exercidas pela empresa.

Já está preparado para colocar em prática a gestão de estoque eficiente no seu negócio? Assine nossa newsletter para continuar a receber informações que contribuam para o crescimento de sua empresa.

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