Entenda mais sobre a NFe e suas obrigações legais

Entenda mais sobre a NFe e suas obrigações legais

Criada com o objetivo de substituir a nota fiscal tradicional emitida em papel, a Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida por NFe, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Entre outras finalidades, esse documento visa registrar e controlar a circulação de produtos e a prestação de serviços — para que possam ser tributadas posteriormente.

Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela recepção do Fisco. Portanto, neste conteúdo, mostraremos o que você precisa saber sobre a NFe e suas obrigações legais. Além disso, mostraremos como uma solução tecnológica para seu armazenamento pode ser útil.

Quer entender mais do assunto? Então, não deixe de continuar a leitura!

O que é NFe?

A nota fiscal eletrônica consiste em um documento online no formato XML. A assinatura digital é registrada e agregada ao arquivo com sua respectiva autorização de uso. É importante que as informações sejam armazenadas no mesmo formato que foi transmitido e autorizado.

A manutenção daquilo armazenado no banco de dados fica a critério do contribuinte. Contudo, isso não pode substituir a guarda do XML da NFe.

Vale a pena destacar, ainda, que existem diversas obrigatoriedades às quais é importante ficar atento, como o período de guarda dos arquivos e a autorização de impressão do documento. Falaremos mais sobre a NFe e suas obrigações no próximo tópico.

Quais são as obrigatoriedades da NFe?

Agora que já demos a definição de NFe e explicamos por que tal documento é necessário, é importante que você entenda as obrigações e responsabilidades às quais o contribuinte precisa ter atenção. Acompanhe!

AIDF

É muito comum nos depararmos com pessoas que não sabem se é preciso obter a Autorização de Impressão de Documento Fiscal (AIDF) com antecedência. Mas ao descartar a necessidade de impressão gráfica para o documento fiscal, a NFe indica que a AIDF não é necessária. A autorização de emissão do documento fiscal torna-se automática e é realizada para cada nota fiscal eletrônica emitida.

GIA, SINTEGRA, Registro de Entrada e Saída etc.

Com exceção da AIDF, as obrigações legais acessórias da NFe continuam sendo exigidas no formato padrão de nota fiscal eletrônica. Mediante o progresso da implementação da NFe, assim como da Escrituração Contábil Digital (entre outros subprojetos do SPED), a tendência é que diversas obrigações da NFe sejam substituídas ou até dispensadas com o passar do tempo.

Fornecimento de arquivos de escrituração eletrônica ao Fisco

Ainda que a Secretaria da Fazenda receba a NFe de determinada empresa, isso não a isenta de ter que fornecer os arquivos de escrituração eletrônica ao Fisco.

Da mesma forma que as obrigações acessórias já citadas podem ser substituídas, a tendência é que, conforme a implementação dos subprojetos do SPED avance, essas informações já estejam contempladas em diversos módulos da NFe futuramente. Mas lembre-se de que, até os demais módulos do SPED serem implantados, a obrigação de fornecer os dados ao Fisco permanece conforme a legislação em vigor.

ICMS

Gerar a Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA) permanece uma obrigação legal. Isso também é válido para os livros fiscais e as demais obrigações acessórias que já são habituais aos contribuintes.

Vale destacar que os arquivos devem ser gerados e transmitidos ao Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços — ou SINTEGRA, como é mais conhecido.

Armazenamento da NFe

Uma das maiores obrigações da NFe está relacionada ao seu armazenamento. Ou seja: além de cuidar da validação dos arquivos, é preciso armazenar todas as notas geradas. No ato da autenticação do documento eletrônico, o destinatário precisa verificar sua validade, autenticidade e autorização de uso.

Manter os arquivos digitais das NFes pelo prazo estabelecido na legislação tributária é uma responsabilidade tanto de quem emite quanto daquele que recebe os documentos fiscais. Assim, é possível apresentá-los à gestão tributária caso sejam solicitados.

Se o destinatário não for um contribuinte ativo e credenciado para a emissão da nota fiscal eletrônica, será necessário guardar o documento auxiliar da operação (DANFE) em arquivo. Sendo a organização destinatária emitente de NFe, ela pode armazenar somente o documento digital recebido.

Como lidar com a armazenagem das notas?

Antes de concluirmos, é importante que você entenda como lidar com o armazenamento das NFes emitidas em seu estabelecimento.

Pois bem: da mesma forma que o contribuinte tem a responsabilidade de guardar suas notas fiscais impressas, é preciso armazenar as NFes por todo o período estabelecido pela legislação. Contudo, uma das grandes vantagens que a NFe trouxe foi a versatilidade para lidar com esse tipo de arquivo.

Diferentemente do que ocorria com os documentos em papel, não é necessário gastar espaço físico, já que os arquivos em XML podem ser anexados a um banco de dados virtual. Isso também aumenta a segurança e a facilidade em recuperá-los quando necessário.

Outra vantagem a ser destacada é a possibilidade de arquivar a NFe no mesmo formato em que foi transmitida. Assim, qualquer necessidade de converter o documento para uso posterior é descartada.

Qual é o prazo de armazenamento estabelecido pela legislação?

Como vimos, caso o contribuinte prefira, é possível guardar todos os documentos fiscais da empresa em bando de dados virtual. Hoje em dia, existem softwares e sistemas de gestão tributária que facilitam todo o processo, além de proporcionarem uma infinidade de benefícios ao negócio.

Caso você ainda tenha dúvidas sobre o que é preciso armazenar, fique atento: os arquivos em formato XML das NFes emitidas devem ser mantidos. O DANFE, por sua vez, não é necessário.

Como foi possível perceber neste conteúdo, a tendência é que muitos aspectos relativos à NFe sejam mudados e até substituídos em alguns anos. Mas armazenar os arquivos em segurança sempre será uma responsabilidade importante.

Gostou de saber mais sobre a NFe e suas obrigações legais? Conhece alguém que se interessaria pelo assunto? Então, não deixe de compartilhar este artigo nas redes sociais!

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