Entenda as diferenças entre custos e despesas em um negócio

Entenda as diferenças entre custos e despesas em um negócio

Para um gestor, ver o negócio atraindo clientes e faturando bem, com certeza, é gratificante. Isso significa que a empresa é bem-sucedida, certo? Nem sempre. Isso porque é preciso analisar não somente o dinheiro que entra com as vendas, mas também o que sai em forma de custos e despesas.

Muitas vezes, o sucesso nas vendas pode mascarar um problema na gestão do negócio, como a empresa ter um faturamento alto, mas não saber como lidar com os gastos que prejudicam sua saúde financeira.

Por isso, torna-se essencial saber as diferenças entre custos e despesas e como monitorá-los. Assim, é possível entender quais são os gargalos da empresa e em quais pontos é possível economizar no momento de retenção de gastos.

Neste artigo, você vai entender quais são essas particularidades, por que é importante conhecê-las e como manter um controle sobre elas. Acompanhe!

Por que é importante saber as diferenças entre custos e despesas?

Imagine que você seja dono de uma fábrica de sapatos. Entre os seus gastos, você tem a compra de couro, que é a matéria-prima dos seus produtos, e a assinatura de periódicos, para a equipe se manter atualizada com as tendências da moda. Será que eles podem obedecer a mesma lógica no controle financeiro da empresa?

Alguns desembolsos são necessários para a existência de um negócio (como a compra de matéria-prima) — sem eles, sequer haveria um produto para vender. Por outro lado, alguns gastos não influenciam diretamente a produção (como a assinatura de periódicos) — sem eles, a empresa existiria e produziria, embora talvez tivesse dificuldades para se manter.

Nesse sentido, eles devem ser discriminados no controle financeiro para que o gestor visualize como o dinheiro está saindo do caixa. A partir dessa diferenciação, ele tem embasamento para a tomada de decisões na gestão financeira e pode adotar medidas mais seguras para melhorar seu desempenho.

O que são custos?

Custos são os gastos da empresa que estão diretamente relacionados à aquisição e à produção de mercadorias e impactam na realização da sua atividade-fim. Portanto, eles são fundamentais para o negócio.

Geralmente, fazer um corte ou uma redução nos custos afeta o processo de produção da empresa e, consequentemente, os seus resultados. Por isso, qualquer decisão relacionada a eles precisa ser tomada com cuidado e somente quando necessária. Caso o gestor queira aumentar a capacidade de produção ou de oferta de serviços, provavelmente terá um aumento nos seus custos.

No exemplo acima, a compra de couro pode ser classificada como custo, pois sem ela não haveria produto para vender, já que a atividade-fim do negócio é a produção de sapatos.

Abaixo, veja alguns outros exemplos de custos de uma empresa:

  • compra de matéria-prima;
  • contratação de mão de obra para a produção;
  • depreciação de máquinas e equipamentos;
  • energia elétrica para a produção;
  • gastos com logística para a produção.

O que são despesas?

Já as despesas não influenciam diretamente a produção e a atividade-fim, mas a manutenção e o desempenho da empresa dependem delas. Geralmente, estão relacionadas à administração, incluindo as áreas de marketing, comercial, de desenvolvimento de produtos e financeiro.

Apesar da sua importância, é nas despesas que deve ser realizado o máximo de esforços para reduzir desperdícios e gastos supérfluos, os quais não estejam contribuindo para os resultados.

Por exemplo: será que o número de impressões no escritório poderia ser reduzido? E as comissões da equipe de vendas estão adequadas à realidade financeira do negócio? Nesses casos, se for necessário realizar cortes (sempre com atenção), a atividade-fim não é prejudicada.

Na situação que citamos acima, a assinatura de periódicos para a equipe é um exemplo de despesa, pois a produção não depende dela, embora ela seja importante para embasar o marketing e o desenvolvimento de produtos. Veja agora alguns outros exemplos de despesas:

  • material de escritório;
  • gastos com telefone;
  • comissão de vendedores;
  • tarifas bancárias;
  • contratação de contador;
  • pró-labore dos sócios envolvidos na administração;
  • gastos com marketing e publicidade.

Como manter o controle sobre custos e despesas?

Entendeu melhor quais são as diferenças entre custos e despesas? Se ainda restou alguma dúvida para discriminá-los nas suas finanças, é só fazer a pergunta: sem esse gasto, a produção e a atividade-fim do negócio seriam afetados? Se a resposta for sim, então é um custo; se for não, é uma despesa.

Na ânsia de reduzir gastos quando as finanças não vão bem, muitas empresas podem acabar cortando recursos essenciais. Então, você precisa manter um controle adequado de custos e despesas.

O primeiro passo para isso é saber separar os gastos pessoais dos da empresa, o que é um problema muito comum, especialmente em negócios familiares. Sem essa separação, o gestor não tem uma visão realista do que fatura, do que lucra e do que pode cortar. Portanto, comece estabelecendo um pró-labore, que ajuda a organizar as finanças.

Depois, você precisa apurar todas as saídas de dinheiro da sua empresa em um fluxo de caixa, que registra os custos, as despesas e, ainda, os possíveis investimentos, além de todos os recebimentos. Para fazer essa demonstração, você pode usar uma planilha ou um software de gestão financeira que permita discriminar os gastos e classificá-los.

Além disso, você também pode fazer um comparativo entre o que foi planejado e o que foi realizado, para identificar os desvios que estão impedindo de alcançar os resultados desejados. Assim, você terá um panorama completo de todos os gastos para entender quais custos e despesas têm mais impacto e quais ações pode tomar para obter melhores resultados.

Enfim, custos e despesas podem comprometer o sucesso da empresa, mesmo que as vendas estejam indo muito bem. Por isso, dedique sua atenção para analisar o que sai do caixa e entender como o seu dinheiro está sendo gasto.

Agora que você já sabe as diferenças entre custos e despesas, tem mais embasamento para tomar decisões estratégicas na gestão financeira da sua empresa, sem colocar em risco o seu desempenho e as suas operações.

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