Como fazer um fluxo de caixa eficiente?

Como fazer um fluxo de caixa eficiente?

Quem está sempre em busca de sustentabilidade financeira para o seu negócio sabe da importância de fazer um fluxo de caixa eficiente. Manter as contas planejadas e em dia é fundamental para prosperar e é exatamente esse controle de entradas e saídas, também conhecido no inglês como cash flow, que dá ao gestor a visibilidade de suas movimentações financeiras.

Além de contabilizar despesas e receitas no momento em que elas acontecem, é possível também provisionar obrigações futuras e, assim, otimizar o planejamento do caixa. Entre os mais diversos benefícios que essa prática proporciona, um fluxo de caixa bem estruturado possibilita auxílio na tomada de decisões, controle financeiro, rentabilização do negócio e ganho de eficiência.

Para usufruir de todos esses benefícios, listamos alguns passos que devem ser tomados pelo gestor e orientam aqueles que querem saber como fazer um fluxo de caixa eficiente. Confira!

Levante informações

O primeiro passo é levantar as informações do seu negócio. Saber as despesas envolvidas em cada atividade, as principais obrigações, os custos fixos e os custos variáveis, o dinheiro já em caixa e o que está a receber são exemplos do que deve ser apurado. A ideia é realizar um inventário de toda a movimentação financeira da empresa para então organizar essas informações e contabilizá-las.

O conhecimento de cada conta também proporciona ao gestor mais autonomia e controle sobre suas operações. A ausência dessa autonomia gera um descontrole financeiro que pode complicar bastante a saúde da empresa e até ser fatal para sua perpetuidade.

Separe cada conta de acordo com sua finalidade

Aliado ao levantamento de informações e com base nas atividades que a empresa realiza, é preciso que as contas sejam separadas de acordo com sua finalidade.

Despesas com manutenção, custos de estoque, impostos, investimentos, receitas com serviços ou encargos trabalhistas devem ser divididos em um plano de contas que vai ajudar o gestor a realizar as análises necessárias para o sucesso do seu empreendimento.

Como uma forma de ajudar essa separação, o Sebrae disponibiliza uma planilha com algumas contas que podem ser incluídas na apuração das entradas e saídas. Essas contas são editáveis e conseguem ser adequadas à realidade de cada estabelecimento. A plataforma ainda oferece outros esclarecimentos sobre como fazer um fluxo de caixa e reforça a importância de sua estruturação.

Mantenha os dados atualizados

Assim como qualquer apuração, é preciso alimentar frequentemente a fonte de dados e mantê-los atualizados. Caso contrário, o objetivo de manter o controle de operações e ganhar eficiência acaba sendo comprometido por operações do dia a dia que não foram registradas.

Existem softwares e programas financeiros que permitem que a gestão use esses avanços tecnológicos como aliados ao bom desempenho das atividades operacionais.

Atente às regras do Regime de Caixa

Na contabilidade existem diferentes regimes que podem ser adotados e influenciam na forma como devem ser lançadas as movimentações financeiras. No entanto, a decisão por fazer um fluxo de caixa implica na escolha do Regime de Caixa.

O Regime de Competência, por exemplo, determina que as compras e vendas sejam lançadas no momento em que forem efetuadas, processando receitas e despesas na data do fato gerador. Assim, independentemente se a compra foi à vista ou a prazo, esse lançamento será feito em sua totalidade no ato de sua realização.

Já o Regime de Caixa trata de registrar os lançamentos apenas no momento em que o dinheiro efetivamente entra no caixa da empresa. Quem opta por adotá-lo contabiliza o valor de cada parcela à medida que esse lançamento for, de fato, efetuado, e não no ato de sua realização, como faz o Regime de Competência.

Na estruturação do fluxo de caixa o regime adotado deve ser o de caixa, portanto, o registro dos lançamentos precisa ser feito somente quando o dinheiro realmente estiver na conta da empresa. Esse é um cuidado importante que evita bagunça financeira e um conflito de informações.

Verifique os lançamentos

Uma vez apuradas todas as entradas e saídas conforme o Regime de Caixa, deve-se calcular o saldo resultante da subtração de todos os valores que entraram menos os valores que saíram. Dessa forma, é possível saber o desempenho da empresa, seja ela pela janela de tempo diária, mensal ou anual. A análise desses resultados mostra informações a respeito da rentabilidade e lucratividade do empreendimento.

Analise os resultados

A partir da análise dos lançamentos, é necessário apurar os resultados e definir estratégias de gerenciamento. Em casos que o resultado evidencia prejuízos, por exemplo, medidas devem ser tomadas para reverter a situação. Com o fluxo de caixa bem estruturado, o gestor detecta onde estão as contas mais altas, os gastos que podem ser cortados e as economias que podem ser feitas.

Faça gráficos

A análise gráfica é uma forma mais visual de entender os resultados e também pode ser uma ótima ferramenta para um bom gerenciamento. Depois de entender como fazer um fluxo de caixa e colocar em prática os passos acima, a elaboração de gráficos baseada no que foi levantado e apurado é uma alternativa que auxilia a tomada de decisão de forma mais ágil.

O Excel permite a elaboração dos mais diversos tipos de gráfico, sejam eles de linha, barras ou no formato “pizza”, que facilitam a compreensão por parte do responsável por analisar suas informações.

Elabore relatórios

Os relatórios são uma forma de consolidar todas as informações que o fluxo de caixa oferece. Após lidos e interpretados, esses dados devem ser documentados de modo a tornar a informação mais acessível e útil quando se trata de manter o controle financeiro e a prosperidade da empresa.

Além disso, eles podem ser distribuídos pela empresa ou enviados para colaboradores, garantindo confiança e transparência nas relações que são importantes para o negócio.

Defina uma periodicidade para a análise dos relatórios

De acordo com a demanda do próprio gestor, definir uma periodicidade para a análise dos relatórios é fundamental e garante que as informações sejam melhor aproveitadas. Assim, é possível definir novas estratégias de crescimento, investimentos, melhorias de infraestrutura, aumento de salários etc.

Pronto para estruturar seu fluxo de caixa? Coloque essas dicas em prática e usufrua de todos os benefícios que essa organização financeira pode te trazer.

Aproveite e compartilhe este post nas redes sociais para dividir esse conhecimento com quem também precisa saber como fazer um fluxo de caixa!

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