Afinal, como melhorar o gerenciamento da rotina usando tecnologias?

Afinal, como melhorar o gerenciamento da rotina usando tecnologias?

A tecnologia facilitou muito as atividades do meio empresarial, sendo que o gerenciamento de rotina, após a ascensão tecnológica, passou a ser algo mais fácil de se organizar. Para isso, no entanto, é preciso ter conhecimento em como utilizar dessas ferramentas para obter resultados positivos.

Existem atividades corriqueiras que precisam ser feitas todos os dias nas empresas, em todos os âmbitos de trabalho. Trata-se, geralmente, de ações burocráticas e que facilmente podem apresentar erros, principalmente pelos profissionais pensarem que, por executarem a mesma tarefa todos os dias, já não precisam dedicar tanta atenção à atividade.

Essa realidade pode ser vista, por exemplo, no fluxo de caixa de uma loja de varejo, que se for feito de maneira manual pode apresentar erros de cálculo. O mesmo não ocorre se a rede de lojas tiver um software de gestão financeira, pois os computadores têm menos probabilidade de errar do que o ser humano.

Para que você entenda mais sobre o papel da tecnologia no gerenciamento de rotina, desenvolvemos uma série de tópicos explicativos com benefícios de se investir nessa área. Acompanhe, a seguir!

Facilidade nos registros

Desenvolver relatórios é algo de extrema importância no meio empresarial. Isso se justifica pelo fato de esses documentos registrarem como determinadas ações foram desenvolvidas na organização. Sendo assim, em ocasiões futuras, é possível consultar os dados e verificar o que deu certo e o que deu errado, tendo um norte sobre o que precisa ser mantido e o que precisa ser melhorado.

Dentro desse contexto, a tecnologia pode ajudar a empresa a ter registros sobre tudo aquilo que foi feito, sem utilizar o espaço físico da organização, pois os dados podem ser armazenados em nuvem, sendo facilmente acessados via internet.

Mapeamento de processos

Outro ponto importante que também pode ser aperfeiçoado pela tecnologia é o mapeamento de processos. A ideia é que você utilize de ferramentas para desenvolver mapas que apresentem todas as atividades que precisam ser executadas nas rotinas administrativas da empresa.

Assim, o mapa de processos podem apresentar uma espécie de checklist, com todas as tarefas que devem ser realizadas, juntamente com o nome da pessoa responsável pela execução. Isso evita que sejam cometidos equívocos, como o esquecimento de fazer algo importante ou um funcionário ficar sobrecarregado por realizar atividades que não são de sua competência.

Padronização de processos

Ainda no que se refere ao mapeamento, a empresa pode utilizar da tecnologia para padronizar os seus processos. Isso é muito importante, sobretudo em empresas que atuam em redes ou sistema de franquias.

Desse modo, com base na cultura organizacional, deve-se criar padrões de atendimento e de como desempenhar determinadas tarefas. Essa prática fará com que todas as ações desempenhadas na matriz sejam realizadas da mesma forma nas filiais.

A ideia é que o padrão ajude a fortalecer os preceitos das diretrizes organizacionais da empresa, como a missão, a visão e os valores. Quando um cliente vai até uma loja e encontra um padrão de atendimento, espera ter a mesma qualidade e forma de abordagem dos vendedores quando for a outra unidade da rede varejista.

Definição de metas

Trabalhar com metas é muito importante para manter os funcionários sempre motivados, sobretudo quando nos referimos à vendas. Portanto, você pode definir metas individuais ou em grupo para que os vendedores sejam premiados quando atingirem os objetivos da empresa, recebendo um bônus em dinheiro, uma viagem, entre outros prêmios.

É preciso, no entanto, ter cuidado ao definir metas e é aí que entra o papel da tecnologia. Se você impor uma meta impossível de cumprir, os funcionários se sentirão enganados e a estratégia pode ter efeito contrário, causando uma grande desmotivação no setor.

Os sistemas de gestão para lojas podem apresentar para você uma curva de vendas, que pode projetar cenários e contribuir para o desenvolvimento de metas possíveis de serem cumpridas, o que não significa que precisem ser fáceis.

Monitoramento de resultados

Os gestores que atuam em redes podem ter certa dificuldade para monitorar os resultados que estão sendo obtidos pelas loja que estejam distantes fisicamente de seu escritório.

No entanto, com a tecnologia, esse controle e monitoramento de resultados ficou muito mais fácil. Com os softwares de gestão, o administrador poderá acompanhar todas as movimentações das suas lojas, como o fluxo de caixa, controle de estoque, jornada de trabalho dos colaboradores etc.

Além disso, a comunicação também é mais eficiente, podendo ser realizada por sistema de intranet e até mesmo por aplicativos de videoconferência e trocas de mensagens de texto, otimizando o contato entre o administrador da rede com os gerentes das unidades locais.

Correção de falhas

Existe um conceito na administração que é chamado de ciclo PDCA, iniciais em inglês na sequência plan (planejar), do (executar), check (verificar), action (agir). Esse método, muito utilizado nas organizações, parte do pressuposto de que as ações precisam ter um planejamento, em seguida serem executadas e, durante o processo, deve-se verificar o que saiu como se esperava e o que precisa ser aperfeiçoado.

O ciclo PDCA, dentro desse contexto, pode ser utilizado para corrigir falhas e ajudar o gerente de uma rede de lojas a melhorar ações diversas, como o atendimento aos clientes, a escolha de produtos vendidos no estabelecimento etc.

A tecnologia tem um papel importante nesse processo de acompanhamento das ações, pois é possível acompanhar os resultados e trabalhar estrategicamente para que elas sejam aperfeiçoadas.

Quando uma loja desenvolve uma promoção, por exemplo, cria anúncios na internet e percebe que os do Google Adwords trazem mais resultados do que a publicidade nas redes sociais, como o Facebook e o Instagram, em ocasiões futura, o investimento no Google pode receber mais verba do que as mídias digitais.

E então, conseguiu perceber como você pode melhorar o gerenciamento de rotina da sua empresa por meio da tecnologia? Então basta tomar providências e colocar em prática tudo isso que aprendeu em nosso post.

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